Entretien téléphonique professionnel – Mode d’emploi
Qu’il ait lieu avec un client, un supérieur hiérarchique, un partenaire, un fournisseur ou encore un candidat (dans le cadre d’un recrutement), l’entretien téléphonique professionnel ne doit, en aucun cas, être confondu avec une communication téléphonique normale.
De ce fait, ce type d’entretien doit être conduit selon des règles spécifiques qu’il est essentiel de connaître – et de maîtriser- au préalable. Quelques conseils pour vous assister dans la procédure.
Partie 1
Saluer votre interlocuteur. Attention au ton que vous adopterez ; il décidera de la direction de l’entretien et il dépend fondamentalement du type de rapport que vous avez avec votre vis-à-vis (un partenaire de longue date, une connaissance strictement professionnelle/amicale…).
Demandez d’emblée si votre appel n’occasionne aucune gêne. Il est en effet possible que votre interlocuteur ne soit pas en mesure ou n’ait pas le temps de participer à l’entretien.
Partie 2
Énoncez la raison de l’appel et les objectifs de l'entretien et, si possible, déterminez-en la durée approximative. Cette dernière confirmation est importante dans la mesure où elle permet, premièrement, à votre interlocuteur de connaitre le temps exact qu’il est appelé à vous accorder et, deuxièmement d’éviter les éventuels débordements.
Énoncez le plan de l'entretien, avant d’enchaîner en déroulant le cœur même de l'appel.
Veillez à éviter les longs silences et maintenez vos propos dans un cadre de concision et de pertinence.
Partie 3
Procédez à un rapide résumé de l’entretien et n’oubliez pas, le cas échéant, de prendre note des actions décidées.
Remerciez votre interlocuteur.
