L'externalisation des impressions, une solution Copy-Top

La production de documents fait partie intégrante de la vie des entreprises. Ce poste de dépenses -même s'il ne fait pas partie du « core business »- mérite qu'on s'y penche.
La gestion de documents peut engloutir jusqu'à 8 à 10 % des revenus d'une entreprise pour cause de production mal maîtrisée, d'impressions réalisées à partir d'équipements mal adaptés ou de stratégie documentaire mal définie.
L'externalisation des impressions s'inscrit donc dans une démarche de rentabilité non négligeable pour les finances des sociétés.

Coût des impressions en interne

Aujourd'hui, 9 entreprises sur 10 ne connaissent pas précisément la nature de leurs dépenses documentaires car les données volumétriques ne sont pas assez bien contrôlées.
Aux coûts directs liés aux matériels s'ajoutent ceux, plus difficiles à évaluer, induits par les consommables, la multiplication des fournisseurs, les coûts humains par le temps passé, etc.
L'impression en interne représente donc un budget conséquent qu'il est possible de réduire en externalisant sa gestion de document.

Répartition des fichiers imprimés en numérique par les entreprises *

Par conséquent, l'équipement en imprimantes personnelles, imprimantes dites « de bureau » ne serait intéressant pour les entreprises que pour 13 % du volume d'impression.

En revanche, s'équiper de machines très productives (donc bien plus chères) pour seulement 28 % du volume l'impression ne serait certainement pas rentable.

Il est préférable de s'adresser à un prestataire extérieur comme Copy-Top, pour les moyens et gros volumes d'impression.
En effet, Copy-Top, leader de l'impression numérique en France, offre avec ses machines dernière génération, une qualité et une rapidité d'impression nettement supérieures aux machines de bureau, vite obsolètes.

* D'après une étude interne réalisée par Copy-Top auprès de ses clients en 2008

Yann Tabakian, directeur Marketing chez Copy-Top, témoigne :

« Afin de se recentrer complètement sur leur coeur de métier, de nombreux clients ont décidé de nous confier tout ou partie de la gestion de leur production de documents.
Les raisons sont multiples : les entreprises n'ont plus envie d'investir dans un matériel dont le financement est étalé sur 4 ans alors que ces produits évoluent et deviennent vite obsolètes ; le coût des consommables et de la maintenance se révèle important ; le suivi de fabrication prend du temps... Enfin, notre qualité et rapidité d'impression, grâce à nos machines dernière génération, apportent un service bien supérieur à ce qui peut être fait à l'intérieur d'une entreprise ».

L'externalisation, un enjeu pour les entreprises

En externalisant leurs impressions de moyens et gros volumes chez Copy-Top, les entreprises y trouvent de nombreux avantages :
- Gains financiers
- Gains en temps
- Maîtrise de la production
- Meilleure qualité
- Recentrage de l'entreprise sur son activité

Ces avantages se feront toujours plus présents dans les prochaines années car les besoins vont croissants.
En effet, d'après l'Institut IDC, spécialisé sur les marchés des Technologies de l'Information, le volume d'informations sous forme de fichiers double tous les 5 à 7 ans et le volume de pages imprimées par une entreprise augmente d'environ 21% par an.

Choisir la bonne solution d'impression est donc un réel enjeu pour toutes les entreprises qui souhaitent maîtriser leurs coûts tout en garantissant une qualité de leurs supports imprimés.